JobTitle: HRIS Help desk Specialist

Reporting Line (Position Level): Operational, functional, and hierarchical: HRIS Administration Manager

Purpose of theRole:

To Ensure the initial handling of user requests for HR 4YOU, provide fast and effective assistance on the system’s basic functionalities, and escalate complex issues to the next level.

Ensure the integrity and compliance of data in HR 4YOU by performing routine administrative operations andensuring the quality of information

Main Responsibilities:

·      Respond to user requests (internal “service care” tickets, phone calls in case of urgency) from HR 4YOU users

(employees, managers, HR/Payroll functions) regarding simple functional queries

·      Diagnose and resolve Level 1 incidents (e.g., login issues, password resets, portal navigationproblems)

·      Provide explanations and guidelines on the daily use of HR 4YOU (e.g., payslip consultation, leave requests,

updating personal information, certificate requests, login procedures, etc.)

·      Record and document all requests and incidents in the internal ticketing system (Level 1), as well as forescalation (Level 2)

·      Perform initial qualification of requests requiring higher-level interventionContribute to updating the user support knowledge base

·      Participate in continuous improvement of the user experience through feedback collection

·      Contribute to technological monitoring (IT/HRIS watch)

·      Produce Level 1 KPIs

·      Identify and report data inconsistencies or anomalies

The main tasks are identified but not exhaustive, as new activities may be proposed as long as they aredirectly related to the role

Position Dimensions

This role requires initial experience in payroll and HR administration (HR admin), 

post-payroll processes, andrelated tools (HRIS, time and attendance systems, 

and digitalization tools), as well as initial experience in a supportfunction within an 

HRIS unit or HRIS service, along with a strong and continuous focus on customer satisfaction.

Key Requirements

·      A minimum of 4 years in Payroll / HR Administration (HR admin), including payroll, post-payroll processes, 

HRadministration, creation or maintenance of organizational charts, and self-service tools

·      Initial experience with at least one HR/Payroll/Time & Attendance system (SAP HCM, HR Access,

Workday, SuccessFactors, Horoquartz, Kelio, etc.) Initial experience participating in an HRIS project

·      Previous experience in a similar role would be an advantage

·      Excellent verbal communication skills and strong writing abilities

·      Good proficiency in office tools (PowerPoint, Word, Excel)